פיננסים והנהלת חשבונות
הספרים מתעדכנים לבד. אתם רק מאשרים.
חלק גדול מהעבודה של צוות הנהלת חשבונות הולך על משימות חזרתיות וידניות: לרדוף אחרי לקוחות בשביל מסמכים, ואז להקליד מחדש את מה שהגיע לתוך שתי מערכות שלא מדברות ביניהן. אנחנו בונים את השכבה שעושה את זה לבד, מחוברת ל-ERP ולתוכנת הנהלת החשבונות שכבר עובדות אצלכם, כך שהמספרים נשארים מעודכנים ואדם נכנס לתמונה רק איפה שבאמת צריך שיקול דעת. כשמגיעה סגירת החודש, התמונה כבר מורכבת.
- ניהול חשבונאי חכם שמתממשק ל-ERP ולמערכות שכבר יש לכם
- חשבוניות וקבלות שנכנסות אוטומטית לתוך הספרים
- איסוף חכם של מסמכים מלקוחות, בלי לרדוף אחרי אף אחד
- סגירת חודש עם לוח אחד שמראה איפה כל לקוח עומד
- דוחות למשקיעים ולדירקטוריון שנבנים מהנתונים עצמם
- התראות על חריגות ועל פערי גבייה ברגע שהם נוצרים
לאן הולך החודש בפועל
תשאלו מנהלת חשבונות מה אכל לה את השבוע ותשמעו על שרשור הוואטסאפ שרודף אחרי לקוח בשביל קבלה ממרץ, ועל אותו מספר שהוקלד ל-ERP ואז שוב לתוכנת הנהלת החשבונות. שני הדברים האלה חוזרים כל חודש מחדש. החזרתיות הזאת היא בדיוק מה שהופך אותם לשווים בנייה, ולכן שם אנחנו מתחילים: יושבים עם הצוות, מלווים סגירת חודש אמיתית, ומסמנים את השלבים שלא משתנים לעולם.
למה אנחנו מתחברים
שום דבר לא נעקר. אנחנו בונים מעל מה שכבר רץ במשרד, בין אם זה פריוריטי, SAP Business One, חשבשבת או ריווחית, יחד עם שירות החשבוניות והפיד מהבנק. מסמכים נכנסים ממייל, מוואטסאפ ומפורטל לקוחות, נקראים, משויכים ללקוח ולתקופה הנכונים, ונרשמים בספרים כשקובץ המקור מצורף אליהם. אם ספק ישנה את מבנה החשבונית שלו ברבעון הבא, הקריאה מסתגלת בלי שאף אחד יכתוב מחדש חוקים.
איפה עדיין מחליט אדם
כל רישום שהמערכת עושה ניתן לבדיקה, וכל מה שהיא לא בטוחה לגביו ממתין בתור במקום לנחש. רואה חשבון מאשר, דוחה או מתקן, והתיקון מלמד את הריצה הבאה. נשאר לכם התיעוד שהייתם צריכים ממילא: מי אישר, מה, מתי, ומאיזה מסמך.
מאיפה היינו מתחילים אצלכם
הבנייה הראשונה היא כמעט תמיד קליטת מסמכים: חשבוניות וקבלות שנכנסות במייל ובוואטסאפ, נקראות, משויכות ללקוח ולתקופה הנכונים, ונרשמות כשקובץ המקור מצורף. יש לזה בדיוק את הפרופיל שגורם לפרויקט ראשון לעבוד. הרבה שעות, כללים שאפשר לנסח, תוצר שרואה חשבון מאמת תוך שניות, ואחראי ברור. בקרות רווחיות וגבייה מגיעות אחר כך, כי הן צריכות נתונים נקיים בפרוסה צרה אחת, ובניית הקליטה היא זו שמייצרת אותה. משרדים שמתחילים דווקא מהדוחות מבזבזים בדרך כלל חודש על ויכוחים סביב מספרים שאף אחד עוד לא סומך עליהם.
שאלות שחוזרות אצלנו
צריך להחליף את תוכנת הנהלת החשבונות?
לא. אנחנו בונים מעל מה שיש לכם היום. האוטומציה מדברת עם ה-ERP ועם תוכנת הנהלת החשבונות דרך ה-API שלהן, והצוות ממשיך לעבוד באותם מסכים שהוא מכיר.
מה קורה עם מסמך סרוק גרוע או כתוב ביד?
הוא מסומן במקום שינחשו אותו. קריאה ברמת ודאות נמוכה עוברת לתור בדיקה עם קובץ המקור לצידה, אדם מתקן בכמה שניות, והמערכת לומדת את התבנית לפעם הבאה.
כמה זמן עד שמשהו באמת רץ?
רוב המערכות עולות לאוויר תוך 4 עד 8 שבועות, מהאפיון ועד הפרודקשן. בדרך כלל אנחנו מעלים קודם את התהליך הכי רועש, כדי שהצוות ירגיש את ההבדל לפני ששאר החלקים מוכנים.
מי יכול לראות את הנתונים הפיננסיים של הלקוחות שלנו?
אתם. המערכת רצה על התשתית שלכם או על חשבון הענן שלכם, עם ההרשאות שלכם. אנחנו מבקשים את הגישה המצומצמת ביותר שמאפשרת לבנות, והיא נסגרת בסיום ההתקשרות.
ספרו לנו מה מעכב את העסק שלכם.
30 דקות, ללא התחייבות. רק מקשיבים לכם ובודקים איך אפשר ביחד לתת לכם ערך.
קבעו שיחת היכרות